گزارش نویسی چیست و چرا انقدر مهم است؟

گزارش نویسی یکی از مهارت‌هایی‌ست که همه‌ی ما می‌دانیم تا چه حد اهمیت دارد اما کمتر فردی از ما علاقه‌ای به انجام دادن آن دارد. این در حالی‌ست که با نگاهی گذرا به زندگی‌مان، در می‌یابیم که گزارش نویسی تا چه حد برای پیشرفت ما لازم و ضروری بوده و چه فرصت‌هایی را بر اثر ناآشنایی با آن از دست داده‌ایم. در این مقاله سعی می کنیم تا نگاهی نو به گزارش نویسی بیندازیم و یک بار برای همیشه ببینیم که چرا باید این مهارت را یاد بگیریم.

چرا گزارش نویسی مهم است؟

پیش از هر چیز باید ببینیم چرا گزارش نویسی اهمیت دارد. گزارش نویسی ارتباط مستقیمی با محتوایی که برای مخاطب تولید می‌کنید دارد. اصلی‌ترین هدف شما در هنگام تولید محتوا، در شبکه‌های اجتماعی یا سایر شبکه‌ها، جذب توجه مخاطب است. گزارش نویسی به شما کمک می‌کند ببینید مخاطبتان به چه محتواهایی بیشتر یا کمتر توجه می‌کند و از این مسیر، بدانید که چه محتوایی را باید بیشتر تولید کنید. 

در حوزه‌ی کسب و کارها، اسناد بسیاری وجود دارند که نیاز به مکتوب شدن دارند و اگر آن‌ها را مکتوب نکنید، به سادگی از دست می‌روند به همین دلیل گزارش نویسی برای کسب و کارها اهمیت مضاعفی پیدا می‌کند. 

از سوی دیگر وقتی از فعالیت‌های سازمان‌تان گزارش می‌نویسید، این امکان را دارید که با گذشت زمان روند تغییرات و پیشرفت یا افت فرایندها را بررسی کنید. به عنوان مثال می‌توانید ببینید اغلب اقات شما با چه مشکلاتی روبرو هستید و پاشنه آشیل کسب و کارتان کجاست، برای حل مشکلاتتان چه می‌کنید و بهره‌وری کسب و کارتان در چه حد است؟

گزارش‌ نویسی؛ اما اصولی

همه‌ی این نکات را درباره‌ی اهمیت گزارش نویسی گفتیم. واقعیت این است که گزارش نویسی برای شما نقش یک حافظه‌ی ابدی را ایفا می‌کند و با کمک آن دیگر هیچ اتفاقی را فراموش نمی‌کنید. اما همه‌ی این‌ها مشروط به این است که گزارش نویسی درست و اصولی انجام شود. ضرر و آسیب یک گزارش نادرست، حتی از ننوشتن گزارش هم بیشتر است. 

در چه مواردی از گزارش نویسی استفاده می‌کنیم؟

گزارش نویسی کاربرد وسیعی دارد و تقریبا همه‌ی افراد می‌توانند از آن استفاده کنند. در ادامه به تعدادی از مواردی که در آن‌ها از گزارش نویسی استفاده می‌شود اشاره می‌کنیم:

• گزارش پیشرفت یک پروژه
• پروپوزال‌های دانشگاهی
• گزارش فعالیت‌های روزانه، ماهانه یا سالانه
• گزارش‌های آماری
• و…