مسئول دفتر کیه و چیکار می‌کنه؟

خیلی از ما ممکنه فکر کنیم مسئول دفتر همون منشیه. اما واقعیت اینه که مسئول دفتر خیلی با منشی فرق می‌کنه. هرچند که هر دوی این عناوین شغلی نقش بسیار پررنگی در یک سازمان دارند. در این مقاله با هم نگاهی به مسئولیت‌ها و ویژگی‌های یک مسئول دفتر می‌اندازیم.

مسئول دفتر چی کار می‌کنه؟

مسئول دفتر در واقع پل ارتباطی بین مدیر عامل و یک سازمانه. اگر بخوایم خلاصه بگیم، یک مدیر عامل، حجم کاری و فشار زیادی رو تحمل می‌کنه که در اغلب مواقع به تنهایی از پس اون‌ها برنمی‌آد. اینجاست که یک مسئول دفتر حرفه‌ای وارد می‌شه و به عنوان بازوی اجرایی مدیرعامل، بخشی از کارهای اون‌رو انجام می‌ده. 

مسئول دفتر معمولا به طور مستقیم زیر نظر مدیرعامل فعالیت می‌کنه و کارهای روزانه‌ی مدیرعامل رو پیگیری می‌کنه.

تفاوت مسئول دفتر و منشی

منشی‌گری و مسئول دفتری در بعضی از شرح شغل‌ها شباهت‌های زیادی با هم دارند. در شرکت‌های کوچیک معمولا فقط یک منشی فعالیت‌هارو هماهنگ می‌کنه. در حالیکه سازمان‌های بزرگ مسئول دفتر در کنار منشی به فعالیت‌های تخصصی‌تر و هماهنگی فعالیت‌های اجرایی مدیرعامل می‌پردازه. 

وظایف یک مسئول دفتر چیه؟

از چیزهایی که تا اینجا گفتیم حتما می‌تونید حدس بزنید که یک مسئول دفتر چقدر وظایف متنوع و متفاوتی می‌تونه داشته باشه. وظایف مسئول دفتر از هر سازمان به سازمان دیگه متفاوته اما اگر بخوایم به اصلی‌ترین وظایف اشاره کنیم، می‌تونیم از این موارد نام ببریم:

• دریافت، جوابگویی و رسیدگی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، فکس
• پیگیری کارهای مدیر سازمان تا رسیدن به نتیجه
• گزارش نویسی و تنظیم دستورجلسه‌ها و صورت‌جلسه‌ها
• هماهنگی جلسه‌ها و قرارهای ملاقات
• بایگانی پرونده‌ها، نامه‌ها، مدارک و اسناد

اهمیت شغل یک مسئول دفتر

با تمام این نکاتی که گفتیم حتما شما هم متوجه شدین که مسئول دفتر چه نقش کلیدی و اساسی در یک سازمان ایفا می‌کنه. درواقع مسئول دفتر نماینده‌ی مدیرعامله و مدیرعامل نماینده‌ی یک سازمانه. بنابراین اغراق نیست اگه مسئول دفتر رو نماینده‌ی یک سازمان بدونیم.

برای پیشرفت در این عنوان شغلی و رسیدن به دست‌آوردهای بزرگ، لازمه که افراد آموزش تخصصی ببینند. کاریار، در حال حاضر دوره‌ی امور اداری رو برگزار می‌کنه که شرکت در اون یکی از راه‌های ورود به این شغل جذاب و حساسه. برای ثبت نام در این دوره‌ی آموزشی و اطلاعات بیشتر، به این لینک سر بزنید.